Programa encargado de la administración contable y financiera de la empresa.
Contenido

Es la solución informática para la administración contable y financiera de todas las áreas de una empresa. Desde una misma solución muy fácilmente se podrá elaborar la contabilidad integral de las empresas:

• Contabilidad General
• Contabilidad Financiera
• Contabilidad Analítica
• Contabilidad Presupuestaría
• Contabilidad de activos fijos
• Contabilidad Fiscal
• Tesorería
  

Es modular y flexible, por lo que fácilmente se puede adaptar a las necesidades de cualquier tamaño y tipo de empresa. OFICONTA le indica la divisa base y alternativa para introducción de asientos e impresión de documentos, año de ejercicio y si queremos llevar la contabilidad departamental o por proyecto, permite programar para que compruebe automáticamente la validez de los números existentes, para evitar errores y duplicidad.

Desde esta solución se pueden manejar 999 sucursales, con rentabilidad individualizada, la balanza de comprobación y la situación financiera se pueden efectuar en cualquier fecha y en cualquier nivel, en los formatos oficiales o bien en formatos diseñados y personalizados por el usuario. OFICONTA genera las pólizas de regularización y cierre o apertura por cuenta o por factura pendiente de cobro.

OFICONTA es la solución contable de la línea de software ofimática. Puede utilizarse de manera aislada para llevar la contabilidad y la tesorería de una o varias empresas, o bien, puede integrarse al 100% con las soluciones de software ofimática existentes. Funciona en ambiente Windows 95 o superior. Para su instalación en red se recomienda el uso de servidores con Windows NT, Windows 2000 o Novell Netware.

Menú general de aplicación:

ARCHIVOS

Parámetros: Con los datos generales de la empresa, nos ayudarán a adecuar y personalizar el programa a nuestras necesidades; entre otros: datos de identificación de nuestra empresa, porcentajes de IVA, cuentas usadas para IVA trasladado y acreditado, bienes de activo fijo, compras y gastos.

También le indicamos la divisa base y alternativa para introducción de asiento e impresión de documentos, año de ejercicio (2 ejercicios en línea, por lo que podemos seguir introduciendo apuntes del siguiente ejercicio, sin necesidad de haber cerrado aún), fecha hasta la que consideramos intocables los apuntes ya capturados y si queremos llevar contabilidad departamental o por proyectos (o por obras en una empresa constructora), le podemos programar que compruebe automáticamente la validez de los números de facturas existentes, para evitar errores y duplicidad.

Cuentas: A 6 niveles, con 1 (grupo), 2 (subgrupo), 3 (mayor), 4 (clasificatorio), 7 (sucursal), y 11 cifras (auxiliar), aunque en la práctica sólo hay que teclear las cifras significativas (eje: el cliente 43000000023 se teclearía 43.23). Contempla Nombre de la Cuenta, Divisa, Clave (para introducir apuntes o consultar sólo por ciertas personas), saldos de origen y mensuales.

Bancos: Con todos los bancos que vayamos a usar, tanto nuestros como de nuestros clientes y proveedores para cobros y pagos automáticos.

Divisas: Que utilizaremos con su tipo de cambio correspondiente respecto a la moneda base.

Sucursales: Pudiendo controlar hasta 999 sucursales, con rentabilidad individualizada.

Conceptos: Predefinidos, hasta 999, para la introducción de los asientos contables.

Fichas: Con información fiscal, para la confección de los modelos de impuestos (ejemplo: declaración de clientes y proveedores). Si utilizamos OFIGES, estos datos se actualizan automáticamente.

Presupuesto: De aquellas cuentas que queremos llevar su control presupuestario, indicándonos desviaciones absolutas y porcentuales mensuales respecto al presupuesto actual y al ejercicio anterior, así como gráficos comparativos.

Departamentos / Proyectos: A 2 niveles y 6 cifras. Sólo si queremos llevar contabilidad paralela por proyectos o departamentos.

CONTABILIDAD GENERAL

Entrada / Rectificación de asientos contables: Con numeración por asientos / líneas, numerador identificativo opcional, fecha y tipo de asiento. Podemos introducir apuntes simples (en una misma línea Banco a Caja) o compuestos de varias líneas; con desglose automático o manual del IVA (varios tipos); con vencimientos y domiciliaciones; fechas de valor para apuntes bancarios; expediente (sólo si llevamos contabilidad por proyectos) y con divisa diferente a la básica. Desde el propio apunte se puede puntear y acceder al detalle del mayor de la cuenta. Tenemos calculadora incorporada, cuadre automático, apertura de cuentas, etc.

Visor de asientos contables: Para fácil localización y listado de apuntes.

Punteo de Cuentas: Para marcar aquellos asientos contables ya conciliados, pudiendo hacerlo por cuentas, hechas y n° de asiento contable.

Balanza de Comprobación y Situación Financiera: Pudiendo efectuarlos de cualquier fecha y a cualquier nivel, en formatos oficiales o diseñados por usted, consolidados o por sucursales.

Mayores: Con detalle de apuntes seleccionando por cuentas, fechas y n° de facturas.

Diario: Pudiendo listarlo en forma oficial o en borrador y seleccionando por fechas, n° de apunte y tipo de asientos.

Control de Documentos: Para llevar seguimiento del saldo de la cuenta por documentos. Es decir, sabemos que un cliente nos debe 60,000 pesos y con este proceso sabemos a que facturas (completas o parciales) corresponden (facturas pendientes de cobro). Este listado puede ser detallado (todos los apuntes de cada factura) o resumido (sólo el saldo de cada factura) y puede seleccionarse por Rutas para una mejor organización de cobros.

Control Departamentos / Proyectos: Para sacar de los asientos contables, Extractos o Balances individualizado por proyecto, en 2 niveles (eje: obra y fases) y cualquier fecha.

Regularización y Cierres: De forma automática. OFICONTA genera los apuntes de regularización y cierre / apertura (uno por cuenta o uno por factura pendiente de cobro). Como podemos llevar 2 ejercicios en línea, el 27 de Febrero podemos decir al programa que efectúe el cierre con fecha 31 de Diciembre, con lo que siempre tenemos saldos reales en línea.

CONTABILIDAD FINANCIERA (TESORERIA)

En un módulo común a OFICONTA y todas las aplicaciones de la línea OFIMATICA, permite llevar todo el movimiento y control financiero de la empresa: cobros, pagos, remesas, bancos, emisión de cheques, cuentas por cobrar por factoraje, etc.; teniendo ya implantada la banca electrónica.

Archivos: Siendo los más importantes los de las Líneas de Descuento (con las condiciones pactadas con los bancos), Divisas (con sus cambios), Cobradores (con sus comisiones de administración), Formas de Pago/Cobro y Cajas (tantas como queramos en cada sucursal).

Vencimientos: Además de Integrar de forma automática los generados en los procesos de compras y ventas, podemos introducir nuevos o modificar los existentes, pudiendo efectuar previsiones de cobros y pagos por fechas, así como enviar Cartas de Aviso.

Cobros / Pagos: Contempla Entradas/Salidas de Caja, verificar y seleccionar Pagos y hacer Arqueos y Cierres de Caja.

Remesas: Con emisión de Recibos en papel, soporte magnético o vía Internet (banca electrónica), elaboración optimizada y Liquidación de la Remesa (con control automático de comisiones y gastos), así como su contabilización, informándonos en todo momento de Riesgos y Disponibilidad.

Administración de Pagarés: Con emisión automatizada de cheques bancarios, pagarés y Cartas de Pago, así como de su contabilización. Formando documento prersonalizado para cada Banco.

Simulación de Tesorería: Con Situación Financiera de la Empresa (qué tenemos en inventario, disponible, realizable y qué obligaciones de pago tenemos a 30, 60, 90 o más días, con disponibilidad / necesidad financiera) y Previsiones.

Cuentas incobrables por factoraje: Para llevar el control, contabilización y envío de Cartas de Cobro.

Si tenemos sucursales, solamente se ocupa OFICONTA en la central (en cada sucursal se ocupará el programa de OFIMATICA que corresponda), aunque sí utilizaremos la TESORERIA de la aplicación OFIMATICA en las sucursales.

CONTABILIDAD ANALITICA

Estado de resultados: Pudiendo efectuarla de cualquier fecha y a cualquier nivel, en formatos oficiales o diseñados por usted. Consolidada o por Sucursales.

Memoria Anual: Para edición y elaboración de la documentación oficial anual. El resultado obtenido se puede ajustar manualmente antes de su impresión.

Razones financieras para el análisis de la empresa: El programa trae incorporados muchos (solvencia, liquidez, apalancamiento, rentabilidad, etc.) y deja al usuario la posibilidad de crearse más.

Balances analíticos: Con indicaciones porcentuales del peso de cada partida.

CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA

Si importante es conocer al día la situación exacta de la empresa, aún más interesante es saber cómo deberíamos estar a una fecha determinada y cómo estamos en realidad, con indicación de cumplimientos de objetivos y dónde se producen las desviaciones.

Creación y mantenimiento de Cuentas: A cualquier nivel (recomendable, auxiliar) con comparativas con ejercicio anterior y objetivos, pudiendo generar multitud de estadísticas gráficas. Ayuda a establecer los objetivos.

Simulación de Resultados: Con comparativa entre situación esperada y realidad.

Balance Presupuestal: De cualquier fecha y a cualquier nivel, con selección de tipo de desviaciones.

CONTABILIDAD FISCAL

Para la ayuda del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

I.V.A.: Con listados oficiales de los Libros de Facturas Emitidas, Recibidas y Bienes de Inversión, obteniendo resumen final por tipos de bases impuestas.

Regímenes de Estimación: Listado de los Libros de Ingresos, Compras y Gastos en Estimación Objetiva Singular.

Cuentas Anuales: Para la impresión de la Memoria y Cuadro de Financiamiento.

Impresos Oficiales: Para la impresión de los modelos oficiales. Importante es la elaboración da la declaración de clientes y proveedores, pudiendo hacerlo en modelo oficial o en disquete y enviando cartas de comprobación a los declarados.

CONTABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS

Bienes: Con registro individualizado de cada inversión efectuada: descripción, localización, proveedor, fecha y precio de compra, valor residual, compañía aseguradora, n° póliza, vencimiento y capital asegurado. Nos permite indicar n° de años a depreciar o a amortizar, tipo de depreciación o amortización (porcentaje lineal, creciente o decreciente) y periodo (mensual o anual), así como cuentas de depreciación o amortización.

Tablas de Depreciación o Amortización: Con los tipos / plazos máximos permitidos por la ley.

Valor Contable: Reporte de activo fijo con precios de compra, importes automatizados y valor contable actual, individualizado por bienes.

Histórico de asientos contables: Reporte de todos los apuntes de amortización generados (de todos los ejercicios).

Simulación de Amortización: Para ver el importe previsto de amortización y evaluar su impacto financiero y fiscal en los resultados.

Generación de asientos contables: Reales de automatización y su integración en el Diario.

Baja de Bienes: Cuando se produce la venta o inutilización del bien.

UTILIDADES

Búsqueda de Descuadres e Importes: Ejemplo: recibimos un cargo en el banco y no sabemos más que el importe. Aquí podremos averiguar su procedencia.

Reconstrucción de Indices y Saldos de asientos contables y cuentas en caso de desastre informático (averías, caídas de la red, base de datos, etc.).

Extracción de Datos, para enviar a otro sitio (ej.: asesoría fiscal).

Cálculo de Préstamos y Capitalizaciones: Calculadora financiera con indicación de cuotas (amortización de capital e intereses) y valor pendiente, en función de plazos y porcentajes de interés.

Diseño de Formularios: Para la personalización de los documentos.

Generador de Informes: Para la elaboración de informes con contenido a nuestro gusto.

Integración de asientos contables: Para la importación e integración de apuntes externos generados por otras aplicaciones.

Copias de Seguridad: Fácil método de copiar o restaurar nuestra contabilidad desde soportes magnéticos.

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